YENİ TTK'nın 64 üncü maddesinin 2 nci fıkrasında; tacirlerin, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlü oldukları, belgelerin kopyasını sağlamayanların para cezasıyla cezalandırılacakları hüküm altına alınmıştır.

Maddenin gerekçesinde ise ;

“Belgeleme ve kaydın belgeye (evrak-ı müsbiteye) dayanması ilkesi öngörülmüştür (“Belge yoksa kayıt da yoktur” ilkesi). Hüküm teknik gelişmelere uygun olarak saklama ortamını sınırlayıcı olmayan, gelişmelere açık bir tarzda göstermiştir” denilmektedir.

Dolayısıyla, tacirler işletmeleriyle ilgili olarak her türlü belgenin bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamak zorundadırlar. Anılan zorunluluk, tacir tarafından tek nüsha halinde oluşturulan belgelere ilişkin olup iki veya daha fazla sayıda düzenlenen ve bir nüshası da tacirde kalan belgeleri kapsamamaktadır. Bir başka deyişle, bir nüshası tacirde kalan belgenin ayrıca bir kopyasının oluşturulması ve saklanması gibi bir zorunluluk söz konusu değildir. Ancak tek nüsha olan belgelerin yukarıdaki şekilde fiziksel yada elektronik ortamda kopyasının saklanması zorunludur.